Covid-19 repense les partenariats, la vie au bureau et la numérisation


Le manque de papier et de stylo peut sembler la moindre des préoccupations d’un avocat au XXIe siècle. Mais pour les entreprises asiatiques plongées dans la pandémie de coronavirus cette année, l'incapacité de signer des documents en personne était un exemple du type unique de mal de tête qui les ralentissait.

La pandémie a révélé des inefficacités persistantes dans les méthodes de travail traditionnelles des cabinets d'avocats, qui semblent de plus en plus déplacées à mesure que la numérisation s'installe, et a déclenché une refonte des frais généraux coûteux, tels que les bureaux, qui pèsent désormais sur les entreprises à court d'argent.

Dans certains cas, les innovations les plus importantes pour les cabinets d'avocats impliquent une refonte de la technologie disponible. Rajah & Tann a lancé des factures numériques automatisées dans les semaines suivant le début de la pandémie et a établi une nouvelle plate-forme où les clients peuvent signer des contrats électroniquement en toute confiance pour la première fois.

Bien que la signature électronique soit facilement accessible aux avocats, ils ont pris soin de lui faire confiance pour leur travail le plus vital et les accords les plus importants sont signés en personne. Ce luxe a disparu lorsque les cadres ne pouvaient plus se réunir dans les salles pour conclure des contrats et que la signature de documents devenait un danger.

«Quand nous retournerons (tous) au bureau, ramasser un stylo et du papier et signer quelque chose ne sera pas naturel, (par opposition à) signer quelque chose sur un écran», déclare Rajesh Sreenivasan, directeur de Rajah & Tann Singapore. pratique de la technologie, des médias et des communications.

Dans la cité-état, une gamme d'activités quotidiennes banales est rapidement devenue impossible lorsque les entreprises ont eu quelques semaines au maximum pour se préparer au verrouillage. M. Sreenivasan dit que des secrétaires ont été vus transportant des ordinateurs de bureau chez eux afin de pouvoir continuer à travailler en raison de la difficulté de connecter de grandes imprimantes à des systèmes distants. Rajah & Tann a mis en place une nouvelle plateforme en ligne pour permettre au personnel d'assistance d'accéder aux questions juridiques afin de contourner le problème.

Les entreprises ont également pris conscience du fardeau inutile que leur imposent les bureaux coûteux et brillants situés dans des emplacements centraux. Ces bâtiments, autrefois un attrait pour les clients et le personnel, sont devenus un albatros autour du cou alors que les loyers se heurtent à des revenus réduits. Les entreprises envisagent maintenant des arrangements à distance plus permanents.

Rajah & Tann avait cherché à déplacer son personnel vers une culture de travail à distance avant la pandémie par le biais de son initiative de «bureaux ouverts», qui comprenait la mise au rebut des chambres convoitées des partenaires en faveur du travail en open space.

«Cela signifiait que nous avions un système entièrement mobile (avant la pandémie)», déclare M. Sreenivasan. «Pour le moment, nous allouons encore de l'espace aux partenaires, mais avec le temps, cela disparaîtra également», dit-il, reconnaissant que certains d'entre eux sont «résistants» à l'idée.

Des personnes portant des masques protecteurs passent devant des immeubles de bureaux dans le quartier financier de Lujiazui à Pudong, à Shanghai, à la suite de l'épidémie de coronavirus (COVID-19), Chine, 4 juin 2020. REUTERS / Aly Song - RC2F2H9XOJG3

Hors bureau: les immeubles de prestige sont désormais moins attrayants © FT montage

Hamilton Locke, un jeune cabinet australien avec des revenus d'environ 14 millions de dollars l'année dernière et 16 associés, a externalisé son back-office au cabinet d'avocats Elevate et travaille à partir d'une poignée de bureaux seulement. La majorité de ses avocats travaillent à domicile presque tous les jours de la semaine.

Nick Humphrey, associé gérant, déclare «de très gros back-offices sur les lieux, des foyers en marbre, de nombreuses salles de réunion, chaque partenaire ayant une secrétaire. . . est une structure gonflée.

La start-up propose une application unique pour faciliter la liaison à distance

L'expérience du travail à distance a mis en lumière la manière fragmentée dont les avocats et les clients communiquent entre eux.

Les avocats reçoivent à tout moment une série de messages WhatsApp, d'e-mails, d'appels téléphoniques, de SMS et de notifications de chat Gmail, potentiellement tous sur le même sujet.

Trois cabinets d'avocats, dont Rajah & Tann Asia, CMS et le cabinet américain Cooley ont investi 10 millions de dollars dans une plateforme de démarrage qui, selon eux, offre des réponses aux risques et aux difficultés posés par le travail à distance.

La plate-forme, appelée Lupl, est un système basé sur le cloud conçu pour synchroniser tout ce qui est connecté à un projet sur une seule plate-forme, y compris les documents, les informations générales et les coordonnées des avocats.

La société américaine Lupl, qui est actuellement en phase de test bêta et devrait être lancée en 2021, s'intégrera aux services juridiques, aux cabinets d'avocats et aux fournisseurs d'applications afin de faciliter la communication entre eux.

Le projet a été conçu avec l'avocat général de Skyscanner, le moteur de recherche de vols, de la Deutsche Bank et d'Unilever, la multinationale des biens de consommation, entre autres.

Cela survient alors que les cabinets d'avocats naviguent dans les risques supplémentaires de sécurité et de données liés aux employés accédant aux fichiers à partir de plusieurs serveurs et appareils, y compris leurs comptes personnels, ce qui crée un risque de problèmes de sécurité ou de perte de données.

«Il y a tellement de plates-formes différentes que nous utilisons (que) les données sont vouées à se perdre et que vous oubliez quelles lignes de communication les gens utilisent», déclare Rajesh Sreenivasan Rajah & Tann Singapore.

«Il y a un réel besoin d'une réponse unifiée – et encore plus lorsque les gens utilisent également leurs appareils et comptes personnels pour faire le travail», dit-il. «Il incombe aux entreprises de s’occuper de cela.»

Le modèle de partenariat au cœur de nombreux cabinets d'avocats mondiaux, qui verse l'essentiel des bénéfices à des partenaires ayant une participation dans l'entreprise, peut également s'avérer une tension dans la crise. Hamilton Locke n'est pas un partenariat mais une société juridique, avec des avantages qui incluent la possibilité de lever des capitaux auprès de tiers ou d'offrir une suite de marques au sein d'un groupe.

La tendance des partenariats à la fin de chaque année à verser tous les bénéfices est une «réflexion à court terme», dit M. Humphrey, «parce que les partenaires à ce moment-là veulent maximiser les bénéfices pour cette période. Nous pouvons avoir une vision plus longue des choses et affecter les bénéfices à la formation, par exemple, et pas seulement aux aspects juridiques, mais (formation en stratégie). »

Les partenariats peuvent collecter des fonds auprès des partenaires afin d'investir dans de nouveaux projets. Cependant, un tampon créé par des obligations de location moins élevées et la capacité de réaffecter facilement le capital à la formation et à la technologie a été utile à Hamilton Locke pendant la crise.

À l'instar de ses concurrents beaucoup plus importants, le cabinet a alloué de l'argent à la formation de ses avocats seniors dans différents domaines de pratique afin de pouvoir pivoter vers des domaines de travail très occupés en période de ralentissement.

Ce n'est pas rare parmi les cabinets d'avocats prospères. Les grands cabinets, y compris Linklaters, orientent les avocats vers des domaines de pratique tels que la restructuration, car ils sont devenus occupés tandis que les avocats transactionnels ont vu leur travail décliner. Rajah & Tann envisage de former ses employés de secrétariat, après s'être rendu compte qu'une automatisation généralisée de son personnel de soutien pourrait bientôt entraîner des pertes d'emplois.

«Les secrétaires étaient indispensables dans le passé», déclare M. Sreenivasan, «et ils représentent toujours une grande partie de (ce dont nous avons besoin).» Mais la numérisation réduit la charge de travail, dit-il, ajoutant qu'il en va de même pour les services comptables, qui sont «comme des mini cabinets comptables».

M. Sreenivasan dit que le cabinet ne s'attend pas à ce que ses effectifs de soutien aux entreprises changent, mais qu'avec la formation, les secrétaires pourraient éventuellement assumer de nouveaux rôles, notamment le traitement de texte spécialisé et la gestion des services d'automatisation. Il ajoute que le cabinet envisage de recycler le personnel de soutien pour devenir des ingénieurs juridiques, un rôle désormais essentiel pour les opérations du cabinet d'avocats.

«La technologie que nous avons mise en œuvre auparavant nous a permis de basculer dans la nouvelle façon de faire des affaires (post-coronavirus)», dit-il.

Les tableaux ci-dessous classent les cabinets d'avocats pour les prix FT Innovative Lawyers Asia-Pacific

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