Royaume-Uni: Travailler à domicile | Petit


Alors que de nombreux employés ont travaillé à domicile au cours des derniers mois, les employeurs réévaluent maintenant la faisabilité à long terme du travail à distance. Le travail à domicile ayant d'abord été adopté comme mesure d'urgence par nécessité, toutes les implications n'ont pas été pleinement prises en compte et nous avons présenté ci-dessous une liste de contrôle des problèmes à prendre en compte.

Lorsque les employeurs encouragent ou autorisent le travail à domicile, il est important de se rappeler que leurs obligations de fournir un système de travail sûr et de protéger les données personnelles et les informations confidentielles de tiers s'appliquent également aux employés qui travaillent à distance. Le manque d'uniformité dans les installations dont disposent les employés à domicile présente également des difficultés pratiques.

Une fois que les employés n'ont plus besoin de se rendre régulièrement sur un lieu de travail, il peut être intéressant pour les employés de déménager ou de travailler à l'étranger ou à une distance importante du bureau. Cependant, travailler à l'étranger présente des défis et des risques uniques pour l'employeur.

En tant que cabinet, nous offrons le travail à domicile illimité depuis un certain nombre d'années dans le cadre de la façon dont nous avons attiré et retenu des avocats talentueux dans notre équipe. Sur la base de cette expérience, nous exposons ci-dessous quelques-unes des questions «douces» qui sont aussi importantes, sinon plus importantes, que les questions juridiques.

Santé et sécurité

Les employés disposent-ils d'installations adéquates pour travailler sans encombre y compris un bureau, une chaise, un moniteur, un clavier et une souris adaptés pour une utilisation à long terme toute la journée?

Envisagez des évaluations sur bureau à distance et / ou une formation sur les postes de travail.

Tenez compte des risques psychologiques accrus découlant du travail à distance, y compris comment maintenir le contact avec le régulateur, surveiller la charge de travail et comment faire face aux défis liés à la reconnaissance du stress chez les travailleurs à distance (voir les conseils du Health & Safety Executive ici).

Effectuer des évaluations des risques, mettre à jour votre déclaration de politique de santé et de sécurité et (le cas échéant) consulter les représentants de la santé et de la sécurité au sujet des modalités de travail à domicile.

Sécurité physique

Les employés disposent-ils d'installations adéquates pour travailler en toute sécurité?

Les employés ont-ils un espace de travail privé ou leur espace de travail est-il partagé avec des colocataires ou des membres de la famille? Dans l'affirmative, comment gérer les risques de divulgation par inadvertance d'informations confidentielles?

Technologie et sécurité de l'information

Même lorsque les employés travaillent à l’aide des appareils de l’employeur qui sont entièrement cryptés et dotés de protocoles de sécurité appropriés, un certain nombre de problèmes doivent être pris en compte:

Dépenses et taxes

Quelle est la politique de l’entreprise en matière de fourniture d’équipements informatiques et de périphériques à usage domestique?

Jusqu'à la fin de l'année d'imposition 2020-2021, il existe une exonération temporaire de l'impôt sur le revenu et des NIC pour les dépenses remboursées par un employeur à un salarié lorsque les dépenses sont engagées pour l'achat d'équipement obtenu dans le «seul but» de permettre le employé au travail à domicile en raison du COVID-19. Pour que le remboursement soit exonéré, il faut que la mise à disposition du matériel directement par l'employeur ait été exonérée de l'impôt sur le revenu en vertu des dispositions habituelles de l'impôt sur le travail à domicile.

Problèmes de logement

Les fournisseurs d'assurance habitation devraient être informés de l'utilisation commerciale (uniquement de bureau) et de tout changement dans le mode d'occupation.

Les employés peuvent souhaiter vérifier les conditions de leur bail ou de leur hypothèque pour s'assurer qu'ils ne manquent pas à leurs obligations (peu probable pour un usage administratif).

Protection des entreprises

Lorsqu'un employé n'a pas l'usage exclusif d'un bureau privé, envisagez d'imposer une obligation de divulguer les conflits d'intérêts potentiels avec d'autres membres du ménage qui peuvent résulter du partage par inadvertance d'informations confidentielles.

Envisager des systèmes améliorés pour détecter et empêcher l'appropriation illicite d'informations confidentielles. Par exemple, la désactivation des lecteurs USB, les outils de prévention de la perte de données, l'activation des journaux d'audit (y compris pour les systèmes comme Microsoft 365 où le journal d'audit n'est pas activé par défaut) et l'examen des journaux d'audit pour surveiller l'accès aux informations commercialement sensibles. Le cas échéant, envisagez d'utiliser des outils avancés de gestion et d'analyse des journaux pour gérer de manière centralisée les journaux et signaler automatiquement les activités à haut risque. Cependant, une surveillance accrue devrait être mise en balance avec les problèmes de confidentialité discutés ci-dessous.

Temps de travail

Demandez-vous si vous devez réévaluer les heures de travail normales, y compris si des mesures sont nécessaires pour appliquer les «temps d'arrêt» et la politique sur les «courses» ou les responsabilités de garde d'enfants pendant ce qui serait traditionnellement considéré comme du temps de travail.

Considérez, par exemple, si les employés devraient être invités à remplir des feuilles de temps ou si d'autres solutions techniques peuvent être adoptées pour surveiller la sortie (mais voir ci-dessous concernant la confidentialité).

Ceux qui ont des politiques de vacances obligatoires peuvent devoir envisager de prendre des mesures pour appliquer ces politiques, par exemple avec un verrouillage informatique.

Super travail à distance

Déterminez s'il devrait y avoir une distance maximale du bureau où les employés peuvent résider, afin que les employés puissent se rendre sur le lieu de travail avec un préavis court ou raisonnable. Une exigence de temps et de distance peut être appropriée.

Déterminez s'il devrait y avoir une obligation expresse de se présenter au bureau sur demande et tout préavis qui pourrait être requis.

Confidentialité des employés

Veiller à ce que l'utilisation des applications ou des fonctionnalités de surveillance soit divulguée de manière appropriée aux employés faisant face à des avis de traitement équitable. Cela ne s'applique pas uniquement aux employeurs qui installent des applications spécialement conçues pour surveiller les comportements sur le lieu de travail (tels que les enregistreurs de frappe, la surveillance du navigateur Web, la surveillance des captures d'écran, etc.), mais également aux fonctionnalités des applications d'entreprise standard. Les exemples incluent la surveillance de la présence de l'équipe et le suivi de l'attention de Zoom (récemment retiré).

Lorsque les employeurs utilisent des outils en ligne pour surveiller la productivité, leur utilisation à la maison plutôt que sur le lieu de travail est susceptible d'être beaucoup plus invasive. Cela exigera un examen, une consultation et une attention accrus lors du déploiement.

Travail à l'étranger

Les employés qui s'établissent à l'étranger peuvent exposer leurs employeurs aux lois locales sur l'emploi, l'immigration et la santé et la sécurité. Les employés sont susceptibles d'être soumis à la fiscalité locale et les employeurs peuvent également être soumis à des exigences de retenue d'impôt local. Cela signifie que des conseils locaux doivent toujours être recherchés. Le coût d'obtention de ces conseils et la charge administrative supplémentaire signifient que de nombreux employeurs choisissent d'imposer une interdiction pure et simple de travailler à l'étranger. Les employeurs peuvent également autoriser le travail à l'étranger via des organisations professionnelles d'employeurs ou autoriser le travail à l'étranger à partir de pays désignés.

Les employés peuvent même courir le risque de créer une présence imposable pour leur employeur à l'étranger et de l'exposer à l'impôt sur les sociétés dans l'autre juridiction. Les politiques relatives au travail à domicile devraient contenir des indications sur la manière d'éviter cela.

Aspects pratiques

Sur la base de notre expérience, les principes suivants ont émergé:

  • Choix – Tous les employés ne veulent pas ou ne peuvent pas travailler à domicile. C'est particulièrement difficile pour ceux qui ne disposent pas d'un espace de travail dédié.
  • Équipement – Une informatique de qualité bureautique est essentielle – cela signifie deux moniteurs, des imprimantes de qualité bureautique, des claviers pleine taille, des téléphones VOIP, un haut débit rapide, etc.
  • Exercice – Se rendre au bureau est souvent l'une des principales sources d'exercice quotidien. Si cela est retiré de la routine quotidienne, il est important de sortir de la maison tous les jours et les employeurs peuvent souhaiter offrir des conseils / séances de «vie saine».
  • Équipe – Une certaine façon de reproduire les moments de la fontaine à eau, la dynamique d'équipe et le mentorat du travail sont d'une importance vitale.

Les avantages significatifs du travail à domicile en termes de réduction du coût immobilier et des frais de déplacement amènent également à se demander qui devrait bénéficier de ces économies? Nous n'avons pas encore vu les employeurs réduire les salaires de ceux qui ne font pas face aux frais de déplacement ou qui peuvent bénéficier d'une réduction du coût de la vie loin des grands centres urbains, mais nous pensons que ces tensions alimenteront nombre des conflits de demain.

Le travail à domicile peut ne pas être une solution durable à long terme pour certains employeurs, équipes et individus. Il existe certainement des preuves empiriques que les premiers adeptes du travail à domicile sont revenus sur leur approche. Les employeurs devraient idéalement adopter une politique formelle de travail à domicile pour définir leur approche des problèmes exposés ci-dessus.

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